Die Auftragsklärung wird immer dann eingesetzt, wenn ein Kompetenzbereich einen anderen Kompetenzbereich benötigt. Bei diesem Aufeinandertreffen, beispielsweise trifft eine Agentur auf ein bedürftiges Unternehmen, braucht es die neutrale, klärende Instanz.
Persönliche Färbungen der beidseitigen Absichten, Erwartungen und Bedürfnisse werden vermieden und die Klärung rückt in neutralen Fokus. Bei der durch mich moderierten Auftragsklärung gibt es keine VerliererInnen und keine GewinnerInnen. Hier wird gemeinsam ausgearbeitet, um welche Herausforderung es sich handelt und nächste Schritte für die Sache gemeinsam verabschiedet.
So gelangt man effektiv und effizient an das gewünschte Ziel.
Die Auftragsklärung unterteile ich in drei Teile:
1. Vorbereitung
Die Vorbereitung beginnt bereits bei der Frage, wen man zur Auftragsklärung einlädt. Hier unterstütze ich bei der Zusammenstellung der Gäste und helfe beim Verfassen der Einladung. Alle Akteure, welche mit der im Raum stehenden Herausforderung Berührungspunkte aufweisen, sind für diesen Schritt wichtig.
Vereinfachtes Beispiel: Sie sehen die Herausforderung einer neuen Webseite und der Erstellung passender Inhalte. Hier sollten Sie den Support, welcher über die Webseite kontaktiert wird, ebenso berücksichtigen wie den Texter, welcher die Texte für die zukünftige Seite schreiben soll. Es ist durchaus vorstellbar auch Kunden mit in solche Prozesse zu involvieren.
Je mehr Perspektiven (verkörpert durch Gäste) Sie in der Mitwirkung haben, desto qualitativer das Ergebnis der Auftragsklärung.
2. Moderation vor Ort
Für die Dauer dieser Methode sollten erfahrungsgemäß mindestens 4-6h eingerechnet werden.
Landen werden wir bei nächsten Schritten, welche je nach Fall sehr detailliert vorgeben, wohin die Reise wann und durch wen gehen soll. Dadurch, dass alle mitwirken, wird das Ergebnis von allen um deren Erfahrungswerte angereichert und letztendlich getragen.
3. Dokumentation und Handlungsempfehlung
Eine gute Dokumentation des Besprochenen und Festgehaltenen ist unabdingbar. In ihr halte ich auch die Zwischentöne der diskutierten Themen fest. Produkt dieser Methode ist die Dokumentation und die Handlungsempfehlung.