Der Schritt 0

Es ist ziemlich genau ein Jahr her, als ich die Methode der Zettelwirtschaft das erste Mal live erleben durfte. Ein damaliger Workshop, zusammen mit Florian Oberforcher für den Teilbereich Elternberatung der connexia öffnete mir die Augen für das Potential in der Praxis und war u.a. ausschlaggebend für meine Arbeits- und Herangehensweise. Einige Passagen in diesem Blogpost wurden um Zitate von Florian bereichert.

Die Zettelwirtschaft hat ihren Namen wahrscheinlich von den vielen Post-Its, welche dabei zum Einsatz kommen.

Die Methode ist anwendbar auf Herausforderungen, von welchen man nicht genau weiß, wie man sich ihnen annähern soll bzw. welchen Umfang und welche Konsequenzen sie haben. Darum vergleiche ich den Zettelwirtschafts-Workshop oft mit einem sehr vielschichtigen Briefing, welches ich mir vor Start eines Projektes abhole.

Die Methode der Zettelwirtschaft ist sehr individuell anwendbar und es gibt für sie keine Lehrbuchanwendung oder ein Regelbuch. Auch ich wende die Zettelwirtschaft nach meinem Dafürhalten und abgestimmt auf meine Kernkompetenz für meine Kunden an. 

Zu einer Zettelwirtschaft empfiehlt es sich, so viele Personen wie möglich an Bord zu nholen. Alle, welche mit der bevorstehenden Mission beschäftigt sein werden, eventuelle Auftraggeber oder sogar die zu erreichenden Adressaten/Zielgruppe. Die Vielfalt und das Potential verschiedener Sichtweisen und Perspektiven auf das Thema können mit dem Zettelwirtschafts-Briefing exzellent abgeholt werden.

Ziel der Zettelwirtschaft ist kollektive Klarheit zu einem geplanten Vorhaben, einer Idee oder einem Projekt ganz zu Beginn (Von Florian gerne Schritt „0“ genannt) zu erhalten. Das halte ich für den größten Nutzen der Zettelwirtschaft und kann soweit führen, dass sich ein Projektvorhaben komplett ändert oder gar in Luft auflöst (das wäre dann die höchstmögliche Form von Klarheit)

Produkt der Zettelwirtschaft ist einvernehmliche Klarheit, welche durch die spätere Dokumentation des Moderators festgehalten wird.

Nach dieser Methode ist allen Involvierten klar, in welche Richtung man steuert und welche schlauen Schritte folgen werden.

Grober Ablauf:

1. Die Ausgangsfrage:

Es ist nicht einfach eine gemeinsame Herausforderung in eine einzige Frage zu packen. Doch genau das wird zu Beginn diskutiert und angestrebt. Der Moderator ist hierbei gefordert, relevante Bedürfnisse und Aufgabenstellungen heraus zu hören und zu formen.

Erfahrungsgemäß dauert die Definition der Ausgangsfrage ca. 60 Minuten.
An der Ausgangsfrage richtet sich alles weitere aus.

2. Das Template:

Auf dem kreisrunden Template sind mehrere Bereiche zu sehen, welche vom Moderator mit Post-It-Notizen bestückt werden. Das Ganze geschieht während dem narrativen Input durch die Teilnehmer. Es ist Aufgabe des Moderators, zu Diskussionen anzuregen und Aussagen zu hinterfragen wenn die Möglichkeit besteht, dass Mutmaßungen im Raum stehen oder eine Vertiefung wichtige Erkenntnisse zutage bringt.

In der Anwendung des Templates gibt es keine Reihenfolge, doch tut eine Fokussierung auf einen Bereich ab einem bestimmten Punkt in der Diskussion ganz gut. Manchmal muss man etwas nachdenken oder kommt erst im Gespräch auf die Facetten der Ängste und Bedenken, um ein Beispiel zu nennen.


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3. Der Innere Kreis:

Zur Unterscheidung der inneren drei Bereiche „Notwendigkeit“, „Sinn & Zweck“ und „Wirkung“ helfen folgende Erklärungen:

Notwendigkeit:

Als notwendig werden alle Dinge angesehen, welche unverzichtbar sind. Hier gilt es, unwichtige oder nicht relevante Dinge auszusortieren und/oder auszudiskutieren. Florian dazu: Jedes Projekt braucht eine „echte Not“, „einen realen Mangel“, „ein dringliches Problem“, welches für alle Beteiligten emotional spürbar ist. Nur so kann ein Projekt/Idee/Vorhaben wirklich Energie von den beteiligten/betroffenen Menschen bekommen und echte Chance auf Umsetzung erhalten!“

Sinn & Zweck:

Sinn (Florian unterscheidet inzwischen ganz bewusst zwischen Sinn und Zweck – das ist für ihn überhaupt nicht dasselbe!) So kann etwas absolut Sinn machen, aber völlig zwecklos sein z.B. das Spiel – für einen ergebnisoffenen Prozess hält er es sogar für sehr hinderlich, sich zu Beginn schon mit einem Zweck zu beschäftigen, der ergibt sich dann im Tun): Es macht etwas für mich, für uns als Gruppe bzw. für das große Ganze Sinn, wenn es von emotionaler Bedeutung ist. Hinter der Frage nach der Bedeutung stecken Glaubenssätze und Werte. In diesem Feld kann es hilfreich sein zwischen dem persönlichen, dem institutionellen und dem gesellschaftlichen Sinn zu unterschieden. Ein hilfreiches Bild dazu ist ein dreiteiliger Kaskadenbrunnen:

Erst wenn der persönliche Sinn „überschwappt“ vor Überzeugung, ist es möglich, die volle individuelle Energie in die Gruppe/Institution (für das Projekt/Idee/Vorhaben) einzubringen. Und wiederum ist es nur möglich etwas als Gruppe zum großen Ganzen (gesellschaftlicher Sinn) beizutragen, wenn als Gruppe ein gemeinsamer Sinn (= Glaubenssatz und Werte) gefunden und gefühlt wird. Für das Arbeiten mit dem Template kann es daher Sinn machen, zuerst alle individuellen Sinn-Empfindungen (können auch persönliche Motivationen sein) abzuholen bzw. dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten jeden Einzelnen hören. Dann gilt es ein gemeinsames Verständnis zu finden sowie das große Ganze, das für alle Sinn macht.

Wirkung:

Hier geht es sowohl um ganz konkrete, handfeste und begreifbare Ergebnisse aus einem möglichen Prozess/Projekt. Was hat sich wie verändert, nachdem wir unser gewünschtes Ergebnis/Ziel erreicht haben?

4. Auftraggeber/Akteure und Ressourcen/Talente:

Sehr wichtig in einem Briefing zur Annäherung an eine Herausforderung sind die Mittel die man zur Verfügung hat und die Bedürftigen, welchen man damit helfen möchte. Auftraggeber/Akteure können beispielsweise Zielgruppen einer Marketingkampagne oder Struktursanierung der Unternehmenskommunikation sein.

Ressourcen/Talente sind die Mittel, welche zur Verfügung stehen um die Herausforderung umzusetzen. Dieser Bereich kann auch zeigen, welche Einschränkungen man durch mangelnde Budgets, Kompetenzfelder oder Mitwirkende hat.

5. Annahmen/Vermutungen und Bedenken/Ängste

Sehr wichtig bei der Planung einer gemeinsamen Mission ist die Sicherheit, welche man bei dem Erschließen neuer Bereiche haben sollte. Um diese zu festigen werden Mutmaßungen aller Art im Feld „Annahmen/Vermutungen“ abgeholt. Diesen gilt es dann im weiteren Vorangehen nach zu gehen evtl. als einen der nächsten schlauen Schritte.

Getreu der Weisheit, dass ein Team immer nur so stark ist wie sein schwächstes Mitglied, gilt es Hemmnisse oder Vorbehalte im Bereich Bedenken/Ängste aufzuführen und zu besprechen.

6. Der Abschluss

Nicht selten verändert sich eine Ausgangsfrage während oder gegen Ende einer Zettelwirtschaft. Das darf sein und muss auf jeden Fall von der Moderation bemerkt und angesprochen werden. Die neue Ausgangsfrage gilt es wiederum zusammen zu definieren.

Abschließen kann man die Zettelwirtschaft sehr gut mit dem Feld „Nächste Schritte“. Diese fassen konkrete Schritte zusammen und geben die unmittelbare Richtung an, welche eingeschlagen werden soll.

7. Die Moderation

Wichtigstes Element in der Zettelwirtschaft ist die Moderation. Sie holt zurück wenn abgeschweift wird, unterstützt Tiefe bei der Behandlung von Themen mit dem Fokus auf Erkenntnisvielfalt, behält den Überblick und das Ziel im Kopf und motiviert zur Diskussion. Entscheidend bei den Zettelwirtschaftsworkshops, welche ich bisher moderieren durfte waren meine fundierten Kenntnisse aus der Projektleitung und deren Umsetzung. Die realistische Einschätzung der konkreten Umsetzung durch die Moderation entscheidet über die Qualität des kompletten Projektes.

Philosophie:

Als Florian Oberforcher mir das Template, welches durch das Büro für Regen visualisiert und von der internationalen Art of Hosting Community  entwickelt wurde, zur Verfügung stellte, tat er das mit der Bitte, diese Methode nicht nur anzuwenden, sondern zu lehren. Wer sie also für sich anwenden oder ausprobieren mag, ist herzlich willkommen sich bei mir zu melden. Was aus dieser Offenheit entgegen dem gehorteten, vorenthaltenen Wissen u.a. entsteht, ist Verbundenheit der Zettelwirtschaftler im Netzwerk und die Veränderung von Briefings hin zu mehr Qualität der resultierenden Projekte.

Derzeit arbeite ich an der Weiterentwicklung dieser Methode, da mir für manche Anwendungsfälle noch Bereiche fehlen. Diese Weiterentwicklung werde ich danach selbstverständlich dem Kollektiv wiederum zur freien Verfügung stellen.

Ein besonderer Dank gilt dem Büro für Zukunftsfragen, welches Art of Hosting nach Vorarlberg und somit auch zu uns brachte.